葬儀で受付を頼まれたときに行うこと
葬儀で受付を頼まれた場合に行うことは、会場のレイアウトやトイレの位置など式に関することを頭に入れておきます。次に芳名帳や筆記用具、香典受けや名刺受けなどの使う道具を用意していきます。芳名帳には各行の頭に番号を振っていき、筆記用具は黒のボールペンとサインペン、筆ペンを用意しますが、インクが出るかを確認しておきます。
次に袋に入れた会葬御礼品を弔問された方々に渡しやすい場所に準備します。受付開始時刻の30分前までにすべての準備を終わらせて待機します。弔問客がいらっしゃったら、遺族に代わって受付をします。言葉使いや振る舞いは遺族の立場で行います。
弔問客がお悔やみを述べたら遺族に代わって弔問に来てくださったことに対するお礼の挨拶を行います。挨拶後には芳名帳へのご記帳をいただくようにお願いします。芳名帳には名前だけでなく、住所と会社名も記入していただくように依頼します。
筆記用具は手渡しする方が丁寧ですが、混み合ってきたら手渡しが難しくなるため、芳名帳の横にペン先を素折れて取りやすいように2〜3本きれいに並べておきます。芳名帳の準備時に各行ごとに番号を振ってあります。記帳が終わったら、受け取った香典袋に同じ番号を記載します。
香典の受け取りは両手で受け取り丁寧に一礼し、香典袋の表書きを確認してから苗字のだけの場合には下の名前聞いておきます。受け取った香典は弔問客が目の前から立ち去ってから会計係に渡します。弔問客の記帳が終わって、香典を受け取ったらお礼をいってから返礼品を渡します。香典は連名になっている場合には全員に返礼品が届くように数をチェックし渡します。記帳は混み出すと行列となるため、通常芳名帳は2〜3冊用意し、複数の人数で同時に記帳できるようにしておきます。大きな葬儀の場合には芳名帳を増やしたり、香典を受け取り記帳をお願いする挨拶をする人と返礼を渡す人を分ける対応もすることがあります。